Agencia de viajes: simplificando la planificación de eventos

El desarrollo de eventos y conferencias resulta ideal a la hora de generar espacios para fortalecer redes de negocios, posicionar marcas, explorar nuevas alianzas, acelerar cierres de contratos y hasta incentivar a los colaboradores. Sin embargo, organizarlos requiere una planificación minuciosa y una ejecución impecable. De lo contrario, todo puede convertirse en una experiencia para el olvido. Por fortuna, siempre está la oportunidad de preparar todo de la mano de una agencia de viajes.

Cómo una agencia de viajes puede simplificar la planificación de eventos y conferencias

Las empresas de viajes que están especializadas en el mundo corporativo simplifican toda la planificación, desde la reserva de vuelos hasta la selección de lugares adecuados para el evento. Sin duda, un aliado que logra que el proceso sea más eficiente y menos estresante. Vale la pena ver cómo lo hacen: 

1. Cuentan con especialistas en la organización de eventos, convenciones e incentivos

Al contratar una agencia de viajes para la organización de eventos y conferencias, el cliente delega la logística a profesionales experimentados. Ellos consolidan todos los requerimientos: pasajes aéreos, traslados, hotelería, salón de eventos, catering, producción audiovisual y demás detalles necesarios para que el evento salga a la perfección.

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Pero no solo se encargan de gestionar dichos requerimientos, también garantizan que todo se haga de la mejor manera, logrando un correcto equilibrio entre costo, beneficio y las políticas de viaje de la empresa. 

Por ejemplo, al elegir el lugar para el evento, tienen en cuenta factores que inciden en el nivel de asistencia, como cercanía a aeropuertos, vías de acceso, instalaciones para personas en situación de discapacidad, mobiliario confortable y equipamiento audiovisual.

Además, en la mayoría de casos, el servicio puede implicar una supervisión en terreno de eventos, lo cual garantiza apoyo oportuno ante cualquier incidente que se pueda presentar.

2. También es un asesor creativo 

Este tipo de empresas va mucho más allá de la toma de pedidos en cuanto a la producción de eventos. Como tal, se convierte en un partner del cliente, que lo apoya en el desarrollo del concepto y diseño del objetivo que quiere alcanzar. 

Durante el proceso de planificación, los expertos brindan ideas que pueden hacer que el evento se convierta en una experiencia memorable. Esto incluye la creación de temáticas, la recomendación de actividades complementarias y hasta la entrega de recordatorios personalizados.

Por ejemplo, si se trata de una conferencia sobre prácticas sostenibles en la construcción, puede usarse un auditorio que integre paneles solares para la iluminación, y hasta adecuar un espacio de descanso Eco-Friendly.

3. Acceso a tecnologías avanzadas 

Las empresas de viajes han desarrollado herramientas digitales para mejorar la planificación de eventos y conferencias, así como la experiencia de los asistentes. Por ejemplo, hoy en día es posible contar con plataformas web conectadas a una amplia red de proveedores, lo que les facilita conseguir mejores condiciones de servicio para sus clientes. 

Las herramientas digitales de las agencias de viajes también abarcan la analítica de datos, reportes de ahorros y gestión de gastos (permiten capturar facturas y enviarlas directamente al área de contabilidad).

Agencia de viajes: reducir el estrés en la planificación de conferencias y eventos

Al final, todo el apoyo de las empresas de viajes  se convierte en un ahorro significativo de tiempo y recursos, permitiéndoles a los clientes concentrarse en lo que realmente importa: gestionar el contenido y la experiencia de los asistentes. Pero, más importante aún, reduce todas las cargas de estrés que supone la planificación de un evento, mientras garantiza que todo saldrá a la perfección.