¿Cómo gestionar los viajes corporativos de colaboradores?

De acuerdo a un estudio de Deloitte, un 71% de las empresas encuestadas espera que su inversión en viajes corporativos vuelva a niveles prepandemia durante el 2023. Esto requiere que los responsables de la gestión de viajes para empresas diseñen las mejores estrategias y optimicen los recursos de las organizaciones.

Además de trabajar con empresas de viaje, muchas compañías optan también por delegar a un colaborador interno la coordinación de este tipo de tareas. Es por eso que a continuación se compartirán algunas recomendaciones para planificar las salidas de los colegas de la mejor manera.

5 tips para gestionar viajes corporativos

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La siguiente lista comprende las tareas esenciales de quien organiza un viaje de negocios.

1. Cumplir con las políticas de viaje y gastos

Las políticas de viaje existen para tener una regulación comercial para los viajes corporativos y saber, por ejemplo, con qué anticipación se deben hacer las solicitudes de compra y cuál es el listado de proveedores autorizado para cada servicio.

Además, contemplan los presupuestos para gastos de viaje y de representación del colaborador según su cargo. Cada compañía debe contar con su propia política de viaje y hacerla cumplir. Ya que, al respetar las reglas de ese marco regulatorio, la empresa hace más eficiente su gasto en viajes.

2. Diseñar itinerarios comprensivos y detallados

Es necesario describir claramente cada salida, traslado, reunión y descanso. Solo así se puede garantizar que se cumplan con los objetivos del viaje en su totalidad y que los colaboradores cuenten con una estructura confiable sobre la que trabajar, sin tener que preocuparse por perder la conexión a un vuelo, entre otros.

3. Gestionar convenios con proveedores verificados

Una de las tareas más valiosas que realiza un gestor de viajes es negociar convenios con los proveedores, tales como aerolíneas, hoteles y empresas de transporte. Contar con tarifas especiales permite a las organizaciones mantenerse dentro de sus presupuesto y sustentar los viajes a esta gran escala.

También es importante que los gestores verifiquen la calidad de los proveedores que eligen en cada destino, ya que un servicio ineficiente puede interrumpir las actividades contempladas dentro del itinerario.

4. Crear planes de movilidad tácticos

Otra de las claves para cumplir con el itinerario de un viaje es diseñar un plan de movilidad, en conjunto con los proveedores de transporte, que contemple cada trayecto que deba hacer el colaborador para llegar a las reuniones dispuestas.

Además de aportar a la eficiencia del viaje de negocios, un plan como este garantiza la seguridad del trabajador en terreno, especialmente si se trata de lugares que no conoce.

5. Prever y atender posibles emergencias

Quienes gestionan viajes de negocios deben conocer los riesgos asociados a cada trayecto y hacer todo lo posible por prevenirlos, esto significa contratar los seguros pertinentes en función de la seguridad de los colaboradores y además, garantizarles una cobertura de asistencia de viaje integral.

Así mismo, es necesario que los responsables estén disponibles para hacerse cargo de cualquier emergencia en todo horario y darle una solución expedita, velando por la continuidad del viaje.

¿Por qué apoyarse en empresas de viaje especializadas?

Resulta evidente que la gestión de viajes para empresas requiere del equilibrio de múltiples factores, lo cual puede ser

complejo de abordar para un trabajador que puede tener responsabilidades adicionales.

Si se quiere disminuir la posibilidad de desaciertos, es recomendable poner esta gran tarea en las manos de empresas de viaje con la experiencia para asesorar a las organizaciones en beneficio de sus recursos y el bienestar de sus colaboradores, ofreciendo convenios exclusivos y una planificación logística experta.